综合办公室规章制度及管理制度（综合办公室内部细节管理篇（一））

细节管理是管理学界提出的一种崭新的理念，有一定的理论及内涵。

办公室细节管理理论在网上也能搜到。不过都是一些“理论”话，与实际工作联系不是很紧密。

综合办公室在企事业单位的地位和作用就好比是人的中枢神经，承担着各种指令和信息的接收、传输、联络及综合反馈，使其他各个器官组织协同执行信息指令。

提升办公室工作水平，强化细节管理势在必行。根据我几年来的工作经验，今天和读者朋友一起探讨下。

01 印章、工商税务证件的细节管理

印章及证件的使用要严格遵守管理制度，除却特殊情况，都要进行仔细登记及审批。正常的流程一般不出现问题，但以下两点需特别注意：

印章或证件外带使用的，印章管理人需催促其按时归还，归还时一定要记录详细的归还时间，精确到分钟；

印章或证件外带使用的，外带人不可直接交付下一个人使用。

3月份财务部出纳使用分公司印章时，未经允许，直接给了采购部的人使用。到4月初其他人使用时找不到印章。

综合办公室印章管理人员没有做到印章外带的，及时催促其按时归还。

用章外带人违反条例，交付给下一个人使用。

02 通知类文件的细节管理

通知类文件从编写、出稿、处理传递、反馈都有专人负责。这四个环节里，编写和反馈容易出现问题。

编写：词不达意、表达口语化、缺乏逻辑、格式问题，还有低级错误（如错字）。

格式易学，错字多检查几遍都可避免，但是语句有一定的条理性，这一点就要求文件负责人必须有一定的文字功底，没有任何含糊。

文字功底，是通过多阅读与多联系才可慢慢具备的。没有捷径可言。

反馈：文件下发后，根据文件的要求需不断督促责任部门按要求办理，直至有结果。这才是好的反馈。

去年办公室下发一个关于严肃纪律的通知，其中有一条：上班时间8:00以后打卡的都按迟到处理(考勤管理制度有5分钟的缓冲期)。在当月统计考勤时，后勤文员还是按照制度统计考勤。

这就叫没有反馈。

03 办公用品采购发放工作

需采购办公用品的部门，首先向综合办提交《采购申请表》（递交有时间限制），综合办公室统一采购及发放（有时间期限）。

看似没有任何问题，但是采购工作上容易出现问题。很多企事业单位缺少的不是各类规章制度，缺少的是对规章制度不折不扣的执行。

不按照时间要求采购申请；采购物料要立马到位；没有采购单，紧急电话过来需要××......

除去特别紧急的临时情况，在采购上一定要按照制度执行，有单子、有签字，然后再统一采购、发放。采购工作需要在源头“中规中矩”办事，严卡。后续，问题就会减少很多。

04 考勤记录保留年限

就考勤记录问题，出现过法律诉讼。大连有条例规定：

第二十二条 用人单位应建立职工工作时间考勤登记制度，以书面等形式如实记录职工工作时间情况，并保存3年以上备查。